Você costuma se atrasar? Você tem dificuldade em terminar o trabalho a tempo? Você tem que se apressar com frequência? Se você respondeu “sim” a pelo menos uma das perguntas acima, significa que você não está administrando seu tempo da maneira mais eficaz possível.
De fato, o problema da falta de tempo é generalizado, e muitas pessoas o enfrentam até no dia a dia. No entanto, existem muitas maneiras de superá-lo, e aqui oferecemos algumas dicas para melhorar sua gestão do tempo.
Descubra seus padrões de produtividade
Acompanhe suas atividades diárias e registre o tempo gasto com elas. Ao fazer isso, você não apenas descobrirá quanto tempo precisa para um tipo específico de tarefa, mas também quanto é consumido por atividades infrutíferas ao longo do dia. Essa prática também ajudará a saber quando você é mais produtivo para se concentrar em tarefas difíceis.
Organize uma lista de tarefas diárias
Antes de começar a trabalhar, crie um cronograma para todos os dias e cumpra-o. Ele permitirá que você fique concentrado e subsequente e evite pular entre diferentes tarefas enquanto tenta completá-las. Você também pode economizar mais tempo fazendo algumas coisas antes do planejado.
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Determine as atividades mais priorizadas
Ao fazer seu plano para um determinado período, preste mais atenção ao essencial e elimine o trabalho que não deveria ser realizado em primeiro lugar. Para facilitar esse processo, você pode usar a matriz de Eisenhower desenvolvida por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos. Ele mergulhou todas as atividades em quatro grupos:
- Tarefas importantes e urgentes , que devem ser concluídas o mais rápido possível.
- Tarefas importantes, mas não urgentes , que podem ser agendadas, mas devem ser concluídas de qualquer maneira.
- Tarefas urgentes, mas não importantes , que levam seu tempo, mas não contribuem para sua produção. Eles devem ser delegados, se possível, ou minimizados.
- Tarefas não urgentes e não importantes , que são consideradas distrações e devem ser adiadas ou removidas.
Defina seus prazos
Tente estimar quanto tempo você precisará para concluir uma tarefa específica e delinear seus limites de tempo. Para torná-lo mais confortável, você pode usar técnicas de gerenciamento de tempo como a Técnica Pomodoro ou Timeboxing .
O primeiro oferece que você divida seu tempo de trabalho em intervalos de 25 minutos com intervalos de cinco minutos entre eles e um intervalo mais prolongado após quatro desses intervalos. Ao usar o timeboxing, você pode designar a quantidade de tempo, um timebox, para cada trabalho por conta própria.
Resista à multitarefa
“Fazer duas coisas ao mesmo tempo é não fazer nenhuma das duas.” — Publius Syrus
Essa prática pode parecer bastante eficaz à primeira vista. No entanto, ao gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo, é provável que você não consiga lidar com todas elas. Você pode perder a concentração, se distrair ou se irritar e até ficar desapontado com suas próprias habilidades e, em última análise, é provável que você desista. Para evitar isso, tente se concentrar em terminar as tarefas passo a passo, em vez de pular para frente e para trás.
Não fique sobrecarregado
Lembre-se de dar ao seu cérebro alguns minutos para recarregar. Isso o ajudará não apenas a aliviar a tensão e a descontrair, mas também a voltar ao seu trabalho com uma nova perspectiva e aprimorar sua funcionalidade.
Permita-se recusar
“A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo.” —Warren Buffett
Para evitar desperdiçar seu precioso tempo em atividades fúteis, tente se sentir confortável em dizer “não”. Se você sentir a necessidade de recusar alguns pedidos por causa de seus outros assuntos com maior prioridade, não hesite em fazer isso sem culpa.
Livre-se das distrações
Percorrer as mídias sociais, navegar na web e enviar mensagens de texto leva muito mais tempo do que pensamos. Para acabar com esse problema, é recomendável que você desative todas as notificações de mensagens privadas e feche todas as guias desnecessárias durante o seu horário de trabalho. As pausas serão mais adequadas para essas atividades.
Acabei de compartilhar com você algumas dicas básicas, mas práticas, sobre como começar a gerenciar o tempo de forma razoável. Colocar até mesmo alguns deles em prática definitivamente afetará sua produtividade de forma positiva.